Künstliche Intelligenz (KI) gilt als wichtigste Zukunftstechnologie. Doch die Einführung ist kein reines Technologiethema. Nur wenn Mitarbeiter:innen befähigt werden, die smarten Tools richtig anzuwenden, lohnt sich die Investition. Häufig stehen dem Ängste, Unsicherheit und Veränderungsmüdigkeit im Wege. Um KI zum Erfolg zu führen, müssen Unternehmen die Menschen von Anfang an mitnehmen. Ein ganzheitliches Adoption & Change Management ist dafür essenziell. Gastbeitrag von Daniël Gemke.

Foto: SoftwareOne Der Autor Daniël Gemke ist Practice Lead Adoption & Change Management bei SoftwareOne. KI-Tools wie Microsoft Copilot, ChatGPT und Google Gemini wälzen gerade die Geschäftswelt fundamental um. Viele Unternehmen fragen sich, wie sie diese Werkzeuge einführen können, so dass sie einen angemessenen Nutzen aus ihnen ziehen und sie ethisch korrekt verwenden.

Dem großen Potenzial stehen immerhin zahlreiche Herausforderungen gegenüber – nicht nur technische und juristische, sondern vor allem auch organisatorische und menschliche. Denn KI wird die Art und Weise, wie wir arbeiten, erheblich ändern. Mitarbeitende müssen sich von alten Gewohnheiten verabschieden, den Umgang mit den neuen smarten Tools erlernen und diese verantwortungsbewusst einsetzen. Solche Veränderungen sind für die Menschen nie leicht – im Falle von KI gehen sie aber so weit, dass viele Mitarbeitende verunsichert sind und um ihren Arbeitsplatz fürchten.

Um die Motivation und Akzeptanz zu steigern, müssen Unternehmen dementsprechend klar aufzeigen, wie KI den Menschen das Leben erleichtert und welche Verbesserungen die Veränderung für die tägliche Arbeit bringt. Kurz gesagt: Es braucht ein klares Konzept für Adoption und Change Management (ACM).

Ohne Adoption & Change Management geht es nicht

Die Einführung von KI will sorgfältig geplant sein. Nur wenn Unternehmen die Menschen von Anfang an mitnehmen, zahlt sich die Investition am Ende aus. Daher ist es unverzichtbar, die Transformation mit einem ganzheitlichen Adoption & Change Management zu begleiten. Hier geht es um mehr, als nur Wissen zu vermitteln. Lern-Tools und Schulungs-Videos reichen folglich nicht aus – man muss auch erkennen, was der Wandel für die Mitarbeitenden bedeuten, auf ihre Bedürfnisse eingehen und sie auf ihrem Weg begleiten. ACM hilft Menschen dabei, Veränderungen zu verstehen, zu akzeptieren und tatsächlich umzusetzen. In der Praxis bewährt hat sich das ADKAR-Framework, kurz für Awareness (Bewusstsein), Desire (Wunsch), Knowledge (Wissen), Ability (Fähigkeit) und Reinforcement (Verankerung). Dieses Modell beschreibt die fünf Kernelemente, die angewendet werden, um Veränderungen nachhaltig etablieren zu können. 

Während große Unternehmen häufig über eine eigene Adoption & Change-Management-Abteilung verfügen, sind kleinere Betriebe meist auf externe Hilfe angewiesen. Aber auch wer bereits Erfahrung mit Veränderungsprozessen hat, zieht bei der Einführung von KI-Tools gerne professionelle Experten hinzu. Je nach individuellem Bedarf können diese die gesamte Transformation begleiten oder auch nur in Teilbereichen beraten und unterstützen. Ein spezialisierter Dienstleister sorgt zum Beispiel für das richtige Setup: Er hilft dabei, das ACM-Team optimal aufzustellen, führt Interviews durch, hört zu, stellt viele Fragen, identifiziert geeignete Coaches und Champions und qualifiziert sie. Außerdem kennt er Strategien, um mögliche Widerstände zu überwinden, entwickelt zielgruppengerechte Trainingspläne und sorgt für eine optimale Kommunikation über die gesamte Projektlaufzeit hinweg.

Gerade bei einer KI-Einführung empfiehlt es sich, einen Dienstleister zu wählen, der das Thema von allen Seiten beleuchten kann. Denn die neue Technologie wirft viele Fragen auf – auch aus juristischer, technischer und lizenzrechtlicher Sicht. In einem gemeinsamen Workshop können Unternehmen dann die wichtigsten Aspekte klären und eine umfassende Roadmap für die KI-Einführung aufstellen. Wie lässt sich zum Beispiel der Datenschutz gewährleisten oder wie kann Datensicherheit sichergestellt werden? Darf man den Output der KI nutzen? Wann droht womöglich ein Verstoß gegen das Urheberrecht?

Die externe Brille sieht eben oftmals klarer als der eigene subjektiv getrübte Blick. Deshalb ist es gerade für kleinere und mittelständische Unternehmen zu empfehlen, für den komplexen ACM-Implementierungsprozess einen externen Partner hinzuzuziehen. Will ein Unternehmen diesen Weg alleine gehen, sollte es trotzdem folgende Expertentipps zu Rate ziehen, um ein positives Klima gegenüber Veränderungen zu schaffen.

Widerstände überwinden & Potenziale aufzeigen

Veränderungsprozesse scheitern häufig an internen Widerständen. Eine wichtige ACM-Aufgabe besteht daher darin, Strategien zu entwickeln, um Widerstände frühzeitig zu erkennen und Wege aufzuzeigen, wie wir diesen Menschen trotzdem für diese Veränderung gewinnen können. Unternehmen können sich an dieser Herangehensweise orientieren:

1. Identifizieren, wer den Widerstand leistet. Dafür sollten ACM-Verantwortliche mit Geschäftsführern, Führungskräften, HR, Mitarbeitern und dem Betriebsrat sprechen. Häufig sind KI-Gegner zum Beispiel besonders kritische, alteingesessene Mitarbeitende oder solche, die Angst um ihren Arbeitsplatz haben. Es stellt sicher heraus, dass in vielen Unternehmen der Betriebsrat als Vertreter der Belegschaft grundsätzlich erst einmal abgeholt und aufgeklärt werden muss.
2. Herausfinden, warum die Personen gegen die Veränderung sind. Eine große Rolle spielen hier Sorgen und Unwissenheit. Beides lässt sich in vielen Fällen mit Feedbackmöglichkeiten, eine adäquate Aufklärung und gezielte Kommunikation überwinden. Unternehmen soll klar darstellen, warum KI eingeführt wird und welche Verbesserungen sich dadurch ganz konkret in der Praxis ergeben. Wenn die Mitarbeitenden erkennen, wie ihnen die neue Technologie den Alltag erleichtert, betrachten sie sie nicht mehr als Bedrohung, sondern als Gewinn.
3. Konkret auf die Bedenken des Betriebsrats eingehen. Verantwortliche zeigen zum Beispiel auf, wie für Datenschutz und Compliance gesorgt wird und die Interessen der Mitarbeitenden gewahrt bleiben. Unterstützung bieten Experten, die Erfahrung mit KI-Implementierungen haben. Wenn der Betriebsrat überzeugt ist, ist schon viel gewonnen.
4. Ängste der Mitarbeitenden offen und ehrlich adressieren. Es bringt nichts, um den heißen Brei herumzureden. Die harte Wahrheit ist: Manche Arbeitsplätze werden durch den Einsatz von KI wegfallen. Das gilt vor allem für Bereiche, in denen viel Programm-Code oder standardisierte Texte erstellt werden. Daher müssen Unternehmen überlegen, wie die Betroffenen trotzdem gehalten und mit Weiterbildungsmaßnahmen unterstützt werden können.
5. Es ist wichtig, der Belegschaft zu verdeutlichen, dass niemand bei der Veränderung allein gelassen wird, und die Unterstützungsmaßnahmen sollten kommuniziert werden. Auf diese Weise können auch Mitarbeitende erreicht werden, die besorgt sind, den neuen Herausforderungen nicht gewachsen zu sein.

Alle mitnehmen und vorbereiten

Am Thema KI kommt heute nahezu kein Unternehmen mehr vorbei. Auch wer bisher nicht plant, smarte Tools einzuführen, muss sich damit auseinandersetzen. Denn früher oder später werden Mitarbeitende die neue Technologie nutzen – ob mit dem Wissen der IT-Abteilung oder nicht (Schatten IT). Daher sollten Unternehmen frühzeitig Awareness schaffen und den sicheren Umgang mit KI aufzeigen. So reduzieren sie Risiken und bereiten sich schon einmal auf die Zukunft vor. Die Einführung von KI-Tools wie Microsoft Copilot oder ChatGPT ist nichts, was man schnell einmal übers Knie brechen sollte. Damit sie erfolgreich wird, brauchen Unternehmen eine durchdachte Adoption & Change-Management-Strategie, die individuell auf die Business-Ziele und die Bedürfnisse der Belegschaft abgestimmt ist. Ein erfahrener Dienstleister kann dabei unterstützen und in allen Transformationsphasen begleiten.