Datenschutz für Druckerfestplatten wird oft vernachlässigt. Kyocera gibt Tipps zum Schutz von sensiblen Daten.
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Da Dokumente oft auch personenbezogene Daten beinhalten, riskieren Unternehmen schnell einen Verstoß gegen die DSGVO
Nicht nur Großkonzerne müssen sich hinsichtlich der Sicherheit von Druckerfestplatten Gedanken machen. Da Dokumente wie Gehaltsabrechnungen personenbezogene Daten beinhalten, riskiert man einen Verstoß gegen die DSGVO – dies kann Unternehmen jeder Größe treffen.
Um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten, muss man diese nicht unbedingt schreddern lassen. Der japanische Dokumentenmanagementexperte Kyocera fasst die wichtigsten Ansätze zum Thema Datensicherheit beim Drucken zusammen.
Der Administrator spielt eine zentrale Rolle: nicht jeder Mitarbeiter benötigt alle Berechtigungen. Es empfiehlt sich, funktionsspezifische Profile anzulegen. Das minimiert das Risiko von Fehlern oder Missbrauch. Schwache Passwörter müssen vermieden und Admin-Zugangsdaten regelmäßig geändert werden.
Die integrierten Datenträger in MFPs wären wahre Fundgruben für Hacker. Eine sichere Verschlüsselung mittels eines starken Verschlüsselungverfahrens wie AES-256 (Advanced Encryption Standard) sorgt dafür, dass Daten auch nach Ausscheiden des Systems aus der Geräteflotte sicher geschützt sind. Eine regelmäßige Datenbereinigung bietet zusätzliche Sicherheit.
MFPs nur bestimmten Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen oder in abgeschlossenen Räumen aufzustellen wäre auch eine Möglichkeit – im Büroalltag aber eher unpraktisch. Ein durchdachtes Rechtemanagement kann Sicherheitsvorfälle verhindern. So legt der Administrator fest, wer welche Geräte und welche Funktionalitäten nutzen darf. Mitarbeiter müssen sich somit am Gerät authentifizieren und dort ihre Druckaufträge abholen. So bekommt auch nur jeder die Daten, die er auch haben darf.
Via Simple Network Management Protocol (SNMPv3) können Druckdaten verschlüsselt werden. Rechner und Drucker kommunizieren somit nur noch verschlüsselt miteinander und kein Dritter kann sich in diese Kommunikation einklinken.
Vergessene Ausdrucke im Ausgabefach stellen eine große Sicherheitslücke im Büroalltag dar. Um dies zu verhindern muss sichergestellt werden, dass sich jeder Anwender am Gerät authentifizieren muss und erst dann Druck oder Scan abrufen kann.
Kyocera hat weitere Infos zum Thema Dokumentensicherheit im E-Book „Sicherheit beim Drucken: So schützen Sie vertrauliche Dokumente“ zusammengefasst.
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